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水利工程建設項目檔案管理業務培訓體會

信息來源:漢江建辦    發布時間:2019-06-03 09:06:56    瀏覽次數:

   (高亞君)當接到要去云南參加由水利部舉辦的水利工程建設項目檔案管理業務培訓的消息時,我心情既激動又緊張。我激動于獲得這來之不易的學習提升機會。但與此同時,我也深感肩上的責任重大。漢江下游堤防除險加固一期工程年度項目一年一年地開展,檔案資料像滾雪球一樣越來越多,檔案管理工作任務越來越繁重,而我是一個水利工程建設項目檔案管理的新兵,這對我的業務能力提出了巨大的挑戰。補齊水利工程建設項目檔案管理業務知識短板,尤為迫切。領導們這次派我出去參加培訓學習,不僅體現出領導對檔案管理工作的重視,而且是對我工作的支持,更是對我的激勵和鞭策,希望我能通過這次培訓學習,學以致用,進一步提升漢江建辦的檔案管理水平,實現工程建設檔案管理的標準化。





交流學習內容豐富


    15日,我和杜臺建辦的另一位同事輾轉武漢來到云南昆明,同來自全國各省(直轄市、自治區)和黃河水利委員會、珠江水利委員會的一百多名檔案管理同行一起參加為期三天的培訓學習。



    三天的學習時間雖然短暫,但是知識密度很大,內容豐富,令我受益良多。水利部辦公廳檔案處的汪福學老師用詼諧幽默的語言為大家解讀了枯燥的《建設項目檔案管理規范(DA/T28)》,引黃入冀補淀工程管理局的單慧英老師用講解詳細的視頻為大家介紹了三孔一線檔案裝訂法,黃河檔案館的張衛群老師用細致縝密的分析為大家闡述了水利工程檔案分類及大綱編寫方法,長江檔案館的周明老師用見聞豐富的經驗給大家總結了水利工程檔案專項驗收工作要求和常見問題處理。培訓的最后一天,我們還有幸到牛欄江滇池補水工程進行了參觀,現場觀摩了工程檔案卷宗。



    緊湊有序的培訓課程,重塑了我對檔案管理工作的認識,讓我系統地了解了檔案工作概述的基本知識,以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序,全方位地了解了檔案管理工作的重要性和檔案管理人員應該具備的職業素養。





工程建設檔案先行


    培訓結束之后,一個全新的觀念一直在我的腦海中久久縈繞。



    我之前一直覺得檔案管理就是把各種文件資料分階段分類別的登記好、存放好就可以了,可是即便我認真的做好登記發放和收集工作,還是會存在份數不一致、檔案查找困難等情形。在聽了黃河檔案館張衛群老師講的水利工程檔案分類及大綱編寫方法之后,我才知道檔案管理并不是簡單的收集整理,而是要在施工前甚至項目啟動之前就設計好檔案體系。



    對于漢江下游一期工程項目,我們采用的是分階段收集整理項目立項至竣工驗收過程中產生的檔案資料,將整個項目劃分為前期、設計、施工、試運行、驗收階段。我們雖然有大致的檔案體系,但由于前期未做好檔案體系的細化設計,同時我剛接觸建設項目檔案管理工作,導致我只是在機械被動地收集整理資料,而不是根據系統的體系設計和規范化的標準要求來有計劃有安排地主動搜集資料,這導致檔案管理過程中不可避免地出現了一些問題。



    此次培訓之后,我覺得要做好水利工程建設的檔案管理工作必須檔案先行:一方面要制定檔案管理規章制度,細化檔案體系建設。例如確定文件資料歸檔的時間節點及份數,對每一份需要收集的文件資料先給監理單位或施工單位制定統一的表格,并對表格的字體字號等做詳細的要求,從而實現文件資料規范標準。另一方面要制定施工單位的檔案管理例會制度,定期開檔案管理工作例會,督辦檔案資料整理進度的同時也能及時協商解決檔案管理過程中出現的問題。





對標先進見賢思齊


    學習了優秀的檔案管理方法和經驗,才知道自己的不足;參觀了牛欄江滇池補水工程檔案管理之后,才明白差距在哪里。



    通過這次學習,我深刻認識到自己的不足。專業技術知識和一線施工經驗的欠缺,讓我不能順利地解決檔案管理中涉及的專業問題;檔案管理專業知識的陌生,也導致我在檔案管理工作中缺乏系統性,存在歸檔資料的裝訂不夠規范美觀、存檔資料的擺放編排不利于查找等等問題。


問題的存在是不可避免的,重要的是我如何去面對與解決,促使自己對標先進找不足、見賢思齊向前進,勉勵自己在以后的工作中不斷改進。



    一是孜孜不倦勤奮學習,提升業務能力。埋頭拉車的同時也要抬頭看路,我要時刻關注水利工程建設項目檔案管理的新要求新理念新方法,用專業的理論知識指導自己的工作實踐。同時,他山之石可以攻玉,要經常向優秀的檔案管理人員學習,向其他單位先進的管理經驗學習,以他人之長補自己之短,做到不斷提升自己的業務能力。



    二是久久為功加強管理。提高質量成效。培訓時,老師的一句話給我很大的觸動:“檔案管理功在平時。”從收集到整理,從分類到歸檔,只有將繁雜的工作分解到平時一點一滴的細致認真中,才能確保不出錯不慌張。這要求我從平時做起,養成自覺性,做到資料的主動收集、及時存檔、按時歸檔、定期整理、經常檢查、反復過濾;做到整理有序、科學管理、分柜存放、方便查找。我不僅要做好過程中的執行,更要做好事前謀劃和事后總結,實現資料整理的系統化。另外,還要與建辦各部門及各參建單位保持良好的溝通協調,確保標準統一、格式統一、內容統一,實現資料的規范化。



    在日后的工作中,我將以系統化規范化管理為目標,以問題為導向,以補足短板為重點,將此次學習培訓的收獲運用到工作中,促進水平能力的提升,做到學用結合,更好地為工程建設服務。




編輯:劉順琦   審核:宋尚成       

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